ここでは、データベースファイルの機能と役割、基本編で作成するデータベースの内容を紹介します。それぞれの機能とデータベース作成の流れを確認してください。データベースの概要と作成の流れデータベースファイルの機能データベースファイルには、データの蓄積だけでなく、検索や抽出などの機能も含まれています。データを蓄える「テーブル」、データを入力するための「フォーム」、データを抽出するための「クエリ」、
データを印刷するための「レポート」の4つがデータベースファイルの最も基本的な機能です。なお、Accessでは、データベースファイルに含まれている機能を「データベースオブジェクト」または、「オブジェクト」と呼びます。詳しくは、この後のレッスンで解説していくので、まずは基本的な4つの役割を覚えておきましょう。

▶キーワードオブジェクト p.419クエリ p.419テーブル p.420フォーム p.421レポート p.422

基本編のデータベース作成の流れ
基本編の第2章から第5章では、氏名や住所といった顧客情報を管理するシンプルなデータベースを作成します。まず、「テーブル」を作成してデータの入力や編集がしやすいようにテーブルの設定を行います。次にデータを抽出するための「クエリ」を作成します。クエリとは、特定の条件でデータを取り出したり、編集や並べ替えをしたりするための機能のことです。さらにテーブルにデータを入力しやすくなるように、フォームを作し、レポートの機能を利用して顧客の住所一覧表を印刷します。実際にデータベースを作り始める前に、データベース作成の流れを確認しておきましょう。

まずはテーブルから作成するAccessでデータベースを利用するときは、データベースファイルを作成した後で、「テーブル」を作成します。テーブルとは、いろいろなデータを保存するための入れ物のことで、データを入力したり、データを抽出したりする操作は、すべてテーブルに入力したデータが対象になります。

データを保管するためのテーブルを作成
データの入力や編集がしやすいようにテーブルの設定を行う →基本編 第2章
データを抽出するためのクエリを作成
指定した抽出条件での操作や並べ替え、集計などを行う →基本編 第3章
データを入力するためのフォームを作成
テーブルにデータを効率よく入力するために、専用の入力画面を作成する →基本編 第4章
一覧表を印刷するためのレポートを作成
抽出・集計したデータをさまざまな形式で印刷する →基本編 第5章