データベースの特長データベースの役割は、データを蓄えて活用することです。手作業でのデータの管理方法とパソコンを使ったデータの管理方法の違いを見てみましょう。パソコンを使わないデータベースパソコンのデータベースがどのようなものなのかを知る前に、パソコンを使わないでデータを管理する方法を見てみましょう。例えば、パソコンを使わずに名刺を管理するには、「名刺を集める」「集めた名刺を保管する」「必要な名刺を探す」「名刺からあて名や帳票を作成する」といったことを手作業で行う必要があります。手作業はミスが起きやすく、作業に非常に時間がかかるといったデメリットがあります。

20161104144344

名刺を集めたり、抜き出した名刺から手書きで住所を書いたりする作業は、時間がかかるばかりでなく、ミスも起こりやすい▶キーワードデータベース

データベースの仕組みを理解しようデータベースは、データを蓄える箱のようなものです。例えば、名刺を管理するツールとして名刺入れがあります。名刺入れは名刺(データ)を蓄えることができ、五十音順で並べて整理もできます。必要な名刺を抜き出して、あて名を書くなど別の用途でも使えます。これも立派なデータベースといえます。名刺入れのような役割を果たすのが、パソコンのデータベースです。データベースソフトでは、さまざまなデータを取り扱えるほか、素早くデータを抽出して、抽出したデータをいろいろな形式で印刷できます。Accessのデータベースデータの管理にAccessを使うと、今まで手作業で行っていたことをすべてパソコンで実行できます。名刺などのデータを入力した後で、入力したデータを抽出したり、いろいろな形式で印刷したりすることができます。そのため、手作業で行うよりも効率よく、さまざまなデータを管理できるようになります。

20161104144558

Accessなら、効率よくデータを管理して活用できる

世の中にあるいろいろなデータベース「データベース」とは、あまり聞き慣れない言葉かもしれません。しかし、世の中ではさまざまなことがデータベースで実現されています。例えば、列車やホテルの予約システム、銀行のATM、インターネットのソーシャルネットワーキングサービスやブログなどのサービスもデータベースが使われています。さらに、ビッグデータの蓄積や分析など、膨大なデータを取り扱いたいときもデータベースが利用されます。

データベースにするとミスがなくなるさまざまなデータを使った業務を手作業で管理すると間違いが起きやすいものです。例えば、手作業で発注や請求などの業務を行うと、請求書の記入漏れや間違いなどが起きやすくなります。ところが、データベースを使えば、必要なデータをすべてパソコンで管理できるようになるので、効率よく業務を実行できるようになります。