これまでのレッスンで、データベースファイルの役割や仕組みを説明しました。初めてデータベースを作るときは、必ずこのレッスンの手順で操作しましょう。空のデスクトップデータベース空のデータベースファイルを作成する基本編のレッスン❹を参考にAccessを起動しておくここでは、顧客情報を管理するためのデータベースファイルを作成する

▶キーワードデータベース p.420テーブル p.420レポート p.422「空のデスクトップデータベース」って何？Accessのスタート画面に表示される「空のデスクトップデータベース」とは、文字通り何も情報が入っていないデータベースファイルのことです。Accessを使ってデータベースを作るときは、まず空のデータベースファイルを作り、そこにいろいろな情報を蓄積していきます。間違った場合は？手順2で間違ったファイル名でデータベースを作ってしまったときは、［閉じる］ボタンをクリックしてAccessを終了し、もう一度手順1から操作をやり直します。2003以前の形式でデータベースファイルを作成するこのレッスンで作成したデータベースファイルは、Access 2003以前のバージョンでは開けません。Access2003以前のバージョンで扱えるデータベースファイルをAccess 2016で作成するには、以下の手順で操作して［新しいデータベース］ダイアログボックスの［ファイルの種類］で［Microsoft Accessデータベース（2002-2003形式）］を選択します。

2 データベースファイルに名前を付ける

標準の設定では、［ドキュメント］フォルダーがデータベースファイルの保存先となる

オンラインテンプレートって何？

テンプレートとは「ひな型」のことです。Accessでは、「オンラインテンプレート」と呼ばれるインターネットに公開されているさまざまなひな型からデータベースファイルを作成できます。

3 データベースファイルが作成された

新しいデータベースファイルが作成された手順2で入力したデータベースのファイル名と保存場所のフォルダーなどが表示された

テンプレートを利用してもいいの？

Accessにはさまざまなデータベーステンプレートがあり、テンプレートからでもデータベースを作れます。ただし、テンプレートを使ってデータベースを作っても、すぐに業務で使えるデータベースが作れるわけではありません。実際の業務内容に合わせてテンプレートを修正する必要があるためです。テンプレートで作ったデータベースの修正はAccessの高度な知識が必要です。初めてデータベースを作るときは、テンプレートを使わずにはじめから作りましょう。

データベースファイルは情報の入れ物Accessが扱うファイルは「データベースファイル」と呼ばれるもので、ほかのアプリとは扱いが違います。ワープロソフトでは文書、表計算ソフトではワークシートといったように、１つのファイルに１つの情報が入るというのが一般的ですが、Accessの「データベースファイル」は１つのファイルに、テーブルやクエリ、レポートといったファイルがまとめて入ることを覚えておきましょう。