Accessは「データベースソフト」と呼ばれるジャンルのソフトウェアです。このレッスンでは、Accessを使うとどういうこAccessを使ってできること とができるのかを紹介します。Accessならさまざまな業務に対応できるパソコンを業務で使うことを考えてみましょう。パソコンを使ってあて名書きや財務会計処理、販売管理などの処理をしたいときは、専用のソフトウェアを使うのが一般的です。Accessには、さまざまなデータを扱う機能があるため、専用のソフトウェアを購入しなくても、いろいろな業務に対応できます。会計やあて名書き、売り上げ管理ソフトなどを購入しなくても、Accessだけでさまざまな業務ができ◆あて名書き名刺などの情報を入力して、ハガキやあて名ラベルを作成できる

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◆財務会計仕訳伝票などの情報を入力して、決算報告書などの資料を作成できる◆販売管理受注伝票などの情報を入力して、請求書などの帳票を作成できるAccessはデータベースソフト「データベースソフト」とは、さまざまなジャンルのデータを蓄えて、データの抽出、集計、印刷を行うためのソフトウェアです。以下の例を見てください。Accessでは、名前や電話番号、住所、売り上げなどの膨大なデータを蓄積し、目的に応じて特定の住所や顧客情報、条件に基づいた売上金額などを瞬時に取り出せます。抽出・集計したデータから請求書や売上伝票、あて名ラベルを作成することもできます。このように、1つのソフトウェアでさまざまな業務や
目的に対応できるのがデータベースソフトの最も大きな特長です。作業を効率化できる会計ソフトや販売管理などの専用ソフトの場合は通常、入力項目を自分で増やすといったことはできません。Accessで作るデータベースは、必要に応じて新しく入力したい項目を増やしたり、入力画面を自分で自由に作成したりすることができるので、情報を効率よく管理できるようになります。

●データの蓄積と管理

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複雑な業務にも対応できるAccessは、住所録からあて名を印刷するといった簡単な使い方から、得意先の名簿や売上伝票、請求伝票などを使った売り上げ管理や請求管理まで、一度にたくさんの情報を取り扱う複雑な業務に利用できます。より高度なAccessの使い方は、活用編で解説します。請求書のほか、さまざまな業務で用できる書類を作成できる

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●データの抽出・集計

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●データの印刷

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